Intern meldpunt integriteit en compliance

Binnen onze organisatie streven we naar een cultuur waarin collega’s elkaar aanspreken op verantwoordelijkheden. In ons personeelshandboek beschrijven we hoe medewerkers advies kunnen vragen of zorgen kunnen uiten. Medewerkers kunnen voor vragen of advies over veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden contact opnemen met onze preventiemedewerker. Bij ongewenst gedrag gaan medewerkers met een collega of vertrouwenspersoon in gesprek. Als bemiddeling niet tot een bevredigend resultaat leidt of als de aangeklaagde na een periode van verbetering toch weer ongewenst gedrag vertoont, kan de medewerker een officiële klacht indienen bij de directie. De directie zal beide partijen persoonlijk horen en velt daarna een onafhankelijk en objectief oordeel. Als het oordeel luidt dat inderdaad sprake was van ongewenst gedrag, volgen disciplinaire maatregelen. Daarvan wordt schriftelijk verslag gedaan en volgt een registratie in het personeelsdossier. De vertrouwenspersonen registreren meldingen en rapporteren deze op hoofdlijnen aan de afdeling HR. HR registreert de aard van de meldingen, bijvoorbeeld seksuele intimidatie, pesten, ongewenst gedrag of agressie. Adviesvragen over het beleid worden niet geregistreerd. Periodiek wordt het aantal meldingen en de aard van de meldingen geëvalueerd waaruit eventuele verbeteracties volgen. Er zijn in 2022 acht meldingen gedaan bij de vertrouwenspersoon. Er zijn geen meldingen bij de directie binnengekomen. Uit interne feedback blijkt dat de stijging van het aantal meldingen het gevolg is van de verbeterde toegankelijkheid en vindbaarheid van de vertrouwenspersonen.

Melden stimuleren 

Greenchoice stimuleert medewerkers om vermoedens van misstanden of onregelmatigheden, groot of klein, zo veel mogelijk te melden. In het geval van ongewenst of niet integer gedrag, zoals pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie of andere integriteitsissues, kan elke medewerker daar melding van doen bij de compliance officer. Om ervoor te zorgen dat niet integer gedrag te allen tijde kan worden gemeld, heeft Greenchoice daarnaast een Klokkenluidersregeling. Deze regeling biedt medewerkers de mogelijkheid om integriteitsmeldingen vertrouwelijk te doen. In voorkomende gevallen informeert de compliance officer de algemeen directeur over integriteitsmeldingen. Als dat nodig is, worden disciplinaire maatregelen genomen en/of aanpassingen doorgevoerd om de situatie structureel te verbeteren. De integriteitsmeldingen en de opvolging hiervan worden opgenomen in de compliance rapportage. Bij de registratie van integriteitsmeldingen wordt onderscheid gemaakt in type melding. In 2022 zijn er vier integriteitsmeldingen gedaan bij de compliance officer (al dan niet via de Klokkenluidersregeling). Het gaat om drie meldingen als gevolg van niet-naleving van de gedragscode (in alle drie de gevallen ging het om niet-naleving van administratieve restricties) en één overige melding. Gezien de aard van de meldingen zijn er geen organisatiebrede vervolgacties genomen, de gevallen zijn gerapporteerd en individueel opgevolgd.